個別契約書を使う場合は注文書・発注書は必要？不要？

個別契約書の作成・取交し・締結をする場合は注文書・発注書は必要なのでしょうか？それとも不要でしょうか？

個別契約書の作成をして取交す場合、個別契約の取交しだけで契約締結の手続きは完了しますので、注文書（発注書）の交付は不要です。

このページでは、企業間取引の担当者向けに、個別契約書を使う場合に注文書（発注書）が必要か不要かについて解説しています。

いわゆる「取引基本契約」が締結されれいる場合、個々の取引きの受発注については、通常は、個別契約書か注文書・注文請書（発注書・受注書）のいずれかを使用します。

このため、一般的には、個別契約書を使う場合は注文書（発注書）は不要ですし、逆に注文書（発注書）を使う場合は個別契約書は不要です。

ただし、下請法が適用される取引きの場合は、個別契約書の取交しのタイミングによっては、三条書面≒注文書（発注書）の交付が必要となる場合もあります。

このページでは、こうした個別契約書と注文書（発注書）の必要性について、開業22年・400社以上の取引実績がある行政書士が、わかりやすく解説していきます。

結論：個別契約書を使う場合は注文書（発注書）は不要

結論としては、個別契約の締結（受発注）に個別契約書を使う場合は、注文書（発注書）は不要です。

逆に、個別契約の締結（受発注）に注文書（発注書）を使う場合は、個別契約書は不要です。

これらの個別契約書と注文書（発注書）は、1回の個別契約では、どちらかの一方だけを使うものです。

このため、両方を使ってしまうと、二重発注や二重契約など、複数の契約が成立してしまう可能性があります。

これは、契約実務として問題となるだけでなく、会計・税務の実務にも悪影響を与えることとなります。

個別契約書を使う場合は注文書（発注書）は不要・使ってはならない

個別契約書・注文書（発注書）は基本契約の締結が前提

個別契約書は、企業間取引では、通常は、取引基本契約が締結される場合に使われるものです。

取引基本契約は、継続的取引きの基本となる共通のルールを規定する契約です。

これに対し、個別契約とは、取引基本契約が締結される場合における個々の取引きのつど締結する個別の契約ことです。

なお、注文書（発注書）も基本契約が締結される場合に使われますが、ごく簡単な取引きでは、単体で使われることもあります。

個別契約の締結の方法はひとつだけ

このように、個別契約書や注文書（発注書）は、個別契約の締結（受発注）に使われる方法の一種となります。

この他、基本契約が締結される場合における個別契約の締結（受発注）の方法は、口頭以外では、次のものがあります。

重要な点は、これらの方法は、ひとつの個別契約のつど、ひとつしか使ってはならない、ということです。

このため、基本契約では、個別契約の締結の方法についても、契約条項として明記します。

これらの個別契約の締結の方法につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。

業務委託契約における発注書・注文書の使い方は？契約の成立・受発注の手続きについても解説

個別契約書・注文書（発注書）はどちらかを使う

個別契約書は単体で個別契約が成立する

以上のことから、個別契約書を取り交わした場合は、注文書（発注書）の交付は不要です。

具体的には、個別契約書を取り交わした場合は、そのだけで個別契約は成立します。

よって、個別契約書を取り交わす場合は、それ以外に個別契約の締結に必要な手続きはありません。

注文書（発注書）は通常は注文請書（受注書）とセットで個別契約が成立する

逆に、注文書（発注書）の交付をした場合は、個別契約書の取り交わしは不要です。

具体的には、注文書（発注書）の交付があった場合は、通常は、注文請書（受注書）の交付をもって、個別契約は成立します。

これは、注文書（受注書）が個別契約の申込みであり、注文請書（受注書）の交付がその申込みへの承諾でとなるからです。

この他、注文書（発注書）の交付をもって自動的に個別契約を成立させる方法や、注文請書（受注書）ではなく電子メールの送信で個別契約を成立させる方法などがあります。

いずれにせよ、注文請書（受注書）は、発注者にとっては、受注者からの受注があったこと（個別契約の成立）の証拠となりますので、明確な形で残る方法で手続きをしなければなりません。

個別契約書・注文書（発注書）の両方を使った場合はどうなる？

注文書（発注書）の交付には注文請書（受注書）の交付で対応する

このように、発注者から注文書（発注書）の交付があった場合、受注者は、注文請書（受注書）の交付で対応するものです。

これに対し、注文書（発注書）の交付があったにもかかわらず、個別契約書の取り交わしをするのは、間違った対応となります。

すでに述べたとおり、注文書（発注書）の交付は、発注者からの個別契約の申込みがあったことを意味します。

であるにもかかわらず、注文書（発注書）の交付の後に別途個別契約の取り交わしをすると、注文書（発注書）による申込みがあった個別契約とは別に、新たな個別契約を成立させることとなります。

両方を使うと二重発注・二重契約となる

つまり、発注者による注文書（発注書）の交付と受注者による個別契約の取り交わしがあると、その時点で、二重発注となってしまいます。

また、繰り返しになりますが、注文書（発注書）の交付は発注者からの個別契約の申込みがあったことを意味します。

受注者がこれを放置しておくと、商法第509条により、個別契約が自動的に成立する可能性もあります。

商法第509条（契約の申込みを受けた者の諾否通知義務）

1　商人が平常取引をする者からその営業の部類に属する契約の申込みを受けたときは、遅滞なく、契約の申込みに対する諾否の通知を発しなければならない。

2　商人が前項の通知を発することを怠ったときは、その商人は、同項の契約の申込みを承諾したものとみなす。

引用元:商法 | e-Gov法令検索

この場合は、同じ個別契約が2つ成立したこととなり、二重契約となります。

会計・税務の支障や業務監査・税務調査等で対応を求められる

こうした二重発注や二重契約があった場合、契約実務の問題だけでなく、会計や税務の処理においても問題となります。

上記の例で言えば、個別契約書による個別契約によって注文書（発注書）による個別契約の申込みは失効する、と解釈される余地はあります。

しかしながら、形式として個別契約書の取り交わしと注文書（発注書）の交付の記録が2つ存在する状態では、いちいち担当者に状況を確認しなければなりません。

特に、業務監査や税務調査があった場合に、そのつど、不適切な処理や不正がないことを説明しなければならなくなります。

これでは、わざわざ個別契約書や注文書（発注書）を使って、二重発注や二重契約の証拠を残し、手間を増やしていることとなります。

適切な手続きとなる基本契約書・注文書（発注書）を作成しよう

このように、個別契約書や注文書（発注書）を誤った形で使ってしまうと、かえって不適切な取引きや、不正を疑われることを誘発してしまいます。

弊所では、こうした不適切な取引きや不正とならないよう、適切な手続きとなる基本契約書、個別契約書、注文書（発注書）、受注書等を作成しております。

継続的な取引基本契約をご検討中の親事業者の方々は、ぜひ作成をご検討ください。

お見積りは完全無料となっていますので、お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。

契約書作成代行サービス

個別契約書と注文書（発注書）に関連するQ&A

契約書があれば注文書はいらない？

一般的には、同じ取引では、契約書があれば注文書はいりません。

発注書と個別契約書の違いは何ですか？

発注書と個別契約書の違いは、発注書が発注者からの契約の申込みを証する書面であるのに対し、個別契約書が発注者と受注者の双方の個別契約の締結を証する書面である点です。

契約書と注文書はどう使い分ければよいですか？

契約書は、それぞれが1部づつ保有する場合に使用します。これに対し、注文書は、注文請書とセットで使うことで、注文書は受注者が保有し、注文請書は発注者が保有する場合に使用します。
なお、個別契約書は同じものを両者が保有し、証拠としても両者に残るため、重要な取引きの際に使われます。ただし、印紙税・収入印紙は2倍発生します。

注文書は必ず必要ですか？また、注文書は発行する義務がある？

注文書は、法律で何らかの規制がない限り、必要なものではなく、発行する義務もありません。

注文書だけで契約は成立しますか？

原則として、注文書だけでは契約は成立しません。ただし、あらかじめ取引基本契約を締結している企業間取引の場合は、商法第509条により、注文書だけで契約が自動的に成立する場合もあります。