- 下請法が適用される取引きで、三条書面を電子メールに添付して送信することはできるのでしょうか？
- 三条書面を電子メールに添付して送信することはできます。ただし、この場合、一定の条件を満たしていないと、下請法第3条に違反することとなります。
このページでは、下請法の親事業者向けに、下請法に違反しない形で三条書面を電子メールで送信する方法について解説しています。
下請法では、親事業者に対し、いわゆる「三条書面」の交付を義務づけています。
この三条書面は、原則として、文字どおり書面で交付しなければなりません。
しかしながら、一定の条件を満たすことにより、電子メールにPDFファイルなどの電磁的データの三条書面を添付して送信することも認められています。
このページでは、こうした下請法におけるメール発注の違法性と、電子メールを適法な三条書面とできる条件について、開業22年・400社以上の取引実績がある行政書士が、わかりやすく解説していきます。
このページでわかること
- 下請法が適用される場合に電子メールに三条書面を添付して送信できる条件。
- 電子メールへの三条書面の添付に必要な下請事業者の事前承諾の内容。
三条書面は「書面」での交付が原則
下請法が適用される場合、親事業者は、下請事業者に対し、取引きの内容が記載された三条書面を交付しなけばなりません。
下請法第3条（書面の交付等）
1 親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その記載を要しないものとし、この場合には、親事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。
2 親事業者は、前項の規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該下請事業者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて公正取引委員会規則で定めるものにより提供することができる。この場合において、当該親事業者は、当該書面を交付したものとみなす。
【意味・定義】三条書面（下請法）とは？
三条書面（下請法）とは、下請代金支払遅延等防止法（下請法）第3条に規定された、親事業者が下請事業者に対し交付しなければならない書面をいう。
この三条書面は、原則として、文字通り「書面」でないといけません。
この他、三条書面につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
三条書面を電子メールに添付して交付できる条件とは？
メール、オンライン、電子契約サービスでの三条書面の交付も可能
ただ、下請法では、一定の条件（下請事業者の事前の承諾等）を満たすことにより、電磁的な方法とファックスによる送信による交付も認めています。
この電磁的方法のひとつとして、電子メールの送信が認められています。
イ 書面の交付に代えることができる電磁的方法
下請取引において書面の交付に代えることができる電磁的方法は以下のとおりであり、いずれの方法を用いる場合であっても、下請事業者が電磁的記録を出力して書面を作成できることが必要となる（3条規則第2条）。
○ 電気通信回線を通じて送信し、下請事業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイル（以下「下請事業者のファイル」という。）に記録する方法（例えば、電子メール、ＥＤＩ等）
○ 電気通信回線を通じて下請事業者の閲覧に供し、当該下請事業者のファイルに記録する方法（例えば、ウェブの利用等）
○ 下請事業者に磁気ディスク、CD-ROM等を交付する方法
引用元: 下請取引適正化推進講習会テキストp.114
電子メールへの三条書面の添付は下請事業者の事前の承諾が必須
電子メールへの三条書面の添付には詳細な条件がある
ただし、電子メールへの添付による三条書面の交付は、下請事業者の事前の承諾が必須です。
しかも、その承諾については、次のとおり細かな条件があります。
下請事業者の事前承諾の条件
電磁的方法による三条書面の交付に必要な下請事業者の事前承諾の条件
- あらかじめ書面または電磁的方法による承諾を得ること（下請法施行令第2条第1項）
- 三条書面を交付する電磁的方法の種類および内容を明記すること（下請法施行令第2条第1項）
- 種類については、上記の3つの方法（電子メール等、ウェブサイト・電子契約、記録媒体の交付）のいずれかを明記すること（下請法三条規則第3条第1号）
- 内容については、「ファイルへの記録の方法」を明記すること（下請法三条規則第3条第2号）
- 費用負担の内容を明記すること（下請取引における電磁的記録の提供に関する留意事項第2 1）
- 「電磁的記録の提供を受けない旨の申出を行うことができること」を明記すること（同上）
- スマートフォン等に送信される場合はその旨についてあらかじめ合意していること
以下、それぞれ詳しく見ていきましょう。
条件1：あらかじめ書面または電磁的方法による承諾を得ること
事前承諾は電子メールでも可能
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の1つ目は、あらかじめ書面または電磁的方法による承諾を得ることです。
この事前の承諾ついては、書面または電磁的方法による場合が認められています。
この電磁的方法には、電子メールも認められています。
このため、三条書面を電子メールに添付して送信することそのものについて、電子メールによる承諾を得ることができます。
取引基本契約等による事前承諾も可能
なお、事前承諾は、電子メールのほか、「書面」によることもできます。
このため、いわゆる取引基本契約等によって承諾を得ることもできます。
【意味・定義】基本契約（取引基本契約）とは？
基本契約とは、継続的な売買契約、請負契約、準委任契約の取引の基本となる、個々の取引における共通した条項を規定した契約をいう。取引基本契約ともいう。
条件2：電子メールであることを明記すること
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の2つ目は、電子メールであることを明記することです。
事前承諾は、3つの電磁的方法のうち、いずれによるものかを明らかにする必要があります。
このため、電子メールの送信によるものであることを明記したうえで、下請事業者からの事前承諾を得なければなりません。
条件3：「ファイルへの記録の方法」を明記すること
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の3つ目は、「ファイルへの記録の方法」を明記することです。
電磁的方法による三条書面は、「下請事業者がファイルへの記録を出力することによる書面を作成することができるもの」、つまり印刷できるファイル形式でなければなりません（下請法三条規則第2条第2項）。
そして、このファイルについて、「ファイルへの記録の方法」についても、事前承諾を得る必要があります。
この「ファイルへの記録の方法」とは、ファイルを閲覧できるソフトウェア（バージョン）を意味します。
(ｱ) 承諾の方法
親事業者は、下請取引において、本法第３条の書面に記載するべき事項を電磁的方法によって提供する場合には、あらかじめ、下請事業者に対して、使用する電磁的方法の種類（電子メール、ウェブ等）及び内容（Word20○○、一太郎バージョン○○以上などのファイルへの記録方法）を示して、書面又は電磁的方法による承諾を得なければならない（法第３条第２項、施行令第２条第１項、３条規則第３条）。
引用元: 下請取引適正化推進講習会テキストp.114
よって、三条書面が記録されたファイルの拡張子やファイルを閲覧できるソフト等について、下請事業者からの事前承諾を得る必要があります。
条件4：費用負担の内容を明記すること
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の4つ目は、費用負担の内容を明記することです。
1 下請事業者の承諾
親事業者が書面の交付に代えて電磁的記録の提供を行う場合、事前に、下請事業者の承諾を得ることが必要となるが、親事業者が下請事業者に対して、承諾しない場合には、取引の数量を減じ、取引を停止し、取引の条件又は実施について不利益な取扱いをすること等を示唆するなど承諾を余儀なくさせることも懸念される。このような場合には、下請法及び独占禁止法上の問題が生じ得ることから、下請事業者の承諾を得るに当たっては、費用負担の内容、電磁的記録の提供を受けない旨の申出を行うことができることも併せて提示することが必要となる。
一般的な電子メールの送信の場合、費用負担としてあり得るのは、通信費用の負担です。
2 費用負担
(3) 通信費用等の負担
親事業者が下請事業者に書面の交付に代えて電磁的記録の提供を行うために要する通信費用を下請代金から減額するなどして下請事業者に負担させることは、下請法第4条第1項第3号（減額の禁止）又は独占禁止法第19条（同法第二条第九項第五号 優越的地位の濫用）に違反するおそれがある。ただし、下請事業者が親事業者から送信された電磁的記録を受信するために要する通信費用について、あらかじめ下請事業者の承諾を受けたときは、この限りでない。
なお、正当な理由がないのに、下請事業者に対し、親事業者が指定するハード・ソフトの購入させることやサービスの提供を受けさせることは、下請法（強制購入の禁止）や独禁法（優越的地位の濫用）に違反することとなります。
条件5：「電磁的記録の提供を受けない旨の申出を行うことができること」を明記すること
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の5つ目は、「電磁的記録の提供を受けない旨の申出を行うことができること」を明記することです。
1 下請事業者の承諾
親事業者が書面の交付に代えて電磁的記録の提供を行う場合、事前に、下請事業者の承諾を得ることが必要となるが、親事業者が下請事業者に対して、承諾しない場合には、取引の数量を減じ、取引を停止し、取引の条件又は実施について不利益な取扱いをすること等を示唆するなど承諾を余儀なくさせることも懸念される。このような場合には、下請法及び独占禁止法上の問題が生じ得ることから、下請事業者の承諾を得るに当たっては、費用負担の内容、電磁的記録の提供を受けない旨の申出を行うことができることも併せて提示することが必要となる。
親事業者は、下請事業者に対し、電子メールへの貼付による三条書面の提供を強制することはできません。
このため、事前承諾の内容としては、電子メールでの三条書面の提供について「拒否できる」ことも明記する必要があります。
条件6：スマートフォン等に送信される場合はその旨についてあらかじめ合意していること
電子メールへの三条書面の添付が認められる条件の6つ目は、スマートフォン等に送信される場合はその旨についてあらかじめ合意していることです。
「携帯電話」への電子メールの送信は、「下請法で認められる電磁的記録の提供に該当しない」とされています。
2 電子メール等による電磁的記録の提供に係る留意事項
(1)（途中省略）また、携帯電話に電子メールを送信する方法は、電磁的記録が下請事業者のファイルに記録されないので、下請法で認められる電磁的記録の提供に該当しない。
ただし、いわゆるスマートフォンのように、電子計算機＝パソコンと同等の機能の携帯電話の場合は、ファイルが記録されます。
このため、スマートフォン等に電子メールで三条書面を送付することについてあらかじめ合意されている場合は、電磁気的記録の提供に該当します。
ａ 電子メールにより提供する場合
なお、携帯電話に電子メールを送付する方法については、電子メールを記録する機能のない携帯電話端末への送付は認められないが、携帯電話端末にメモリー機能が備わっており、下請事業者が所有する特定の携帯電話端末のメールアドレスに必要事項を電子メールで送付することがあらかじめ合意されているなど、下請事業者のファイルに記録する方法と認められる場合には、３条規則第２条第１項第１号イに規定する電磁的方法に該当する。
引用元: 下請取引適正化推進講習会テキストp.114
よって、スマートフォンで三条書面が受信される場合は、事前承諾の内容として、下請事業者がメモリー機能が備わっているスマートフォン等の携帯電話で受信することと、そのメールアドレスについて合意があることを明示する必要があります。
注意1：電子メールは「受信」していなければ提供したことにならない
なお、電子メールは、親事業者から単に送信されただけでは、三条書面として提供したことにはなりません。
以下のとおり、下請事業者の電子計算機（＝パソコン）に記録される、つまり、電子メールが受信されていることが必要となります。
2 電子メール等による電磁的記録の提供に係る留意事項
(1) 書面の交付に代えて電子メールにより電磁的記録の提供を行う場合は、下請事業者の使用に係るメールボックスに送信しただけでは提供したとはいえず、下請事業者がメールを自己の使用に係る電子計算機に記録しなければ提供したことにはならない。例えば、通常の電子メールであれば、少なくとも、下請事業者が当該メールを受信していることが必要となる。（以下省略）
注意2：「下請事業者のファイルに記録されたか否かを確認することが必要」
電子メールに三条書面を添付して送信した場合、次のとおり、親事業者は、「下請事業者のファイルに記録されたか否かを確認することが必要」となります。
4 電磁的記録の提供を行うことができなかったときの措置
（途中省略）また、親事業者が書面の交付に代えて電磁的記録の提供を行うに当たって、電磁的記録を送信し又は下請事業者が閲覧した場合であっても、下請事業者のファイルに記録されなかったときは、下請法第3条に違反することとなるので、親事業者において下請事業者のファイルに記録されたか否かを確認することが必要となる。
具体的な方法としては、いわゆる「開封確認」機能がついた電子メールの送信があります。
なお、この確認を怠った場合は、三条書面を交付したことにはならず、下請法第3条に違反することとなります。
このように、電子メールへの三条書面の添付は、受信の確認が必要となるため、場合によっては意外に効率が悪い方法となることもあります。
条件を満たしていない電子メールへの三条書面の添付は50万円以下の罰金
このような条件を満たすことなく、親事業者が下請業者に対し電子メールに三条書面を添付して交付した場合、そもそも三条書面を交付したことになりませんので、下請法違反となります。
この場合、三条書面の不交付として、50万円以下の罰金が科されます。
下請法第10条（罰則）
次の各号のいずれかに該当する場合には、その違反行為をした親事業者の代表者、代理人、使用人その他の従業者は、50万円以下の罰金に処する。
（1）（省略）
（2）第5条の規定による書類若しくは電磁的記録を作成せず、若しくは保存せず、又は虚偽の書類若しくは電磁的記録を作成したとき。
ポイントは、親事業者である法人だけに罰金が科されるのではなく、「その違反行為をした親事業者の代表者、代理人、使用人その他の従業者」にも罰金が科される、ということです。
つまり、会社で50万円を払えばいい、というものではないのです。しかも、50万円とはいえ、いわゆる「前科」がつきます。
なお、親事業者である法人にも、罰金は科されます。
下請法第12条（罰則）
法人の代表者又は法人若しくは人の代理人、使用人その他の従業者が、その法人又は人の業務に関し、前2条の違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人又は人に対して各本条の刑を科する。
ポイント
- 三条書面を交付しないことは犯罪行為。
- しかも法人だけでなく個人にも罰金が科される。
補足：下請法の対象かどうかの条件とは？
下請法が適用される対象かどうかの条件は、以下のパターンのいずれかとなります。
パターン1 | |||
|---|---|---|---|
| 親事業者 | 下請事業者 | ||
| 資本金の区分 | 3億1円以上 | 3億円以下（または個人事業者） | |
| 業務内容 |
| ||
パターン2 | |||
|---|---|---|---|
| 親事業者 | 下請事業者 | ||
| 資本金の区分 | 1千万1円以上3億円以下 | 1千万円以下（または個人事業者） | |
| 業務内容 |
| ||
パターン3 | |||
|---|---|---|---|
| 親事業者 | 下請事業者 | ||
| 資本金の区分 | 5千万1円以上 | 5千万円以下（または個人事業者） | |
| 業務内容 |
| ||
パターン4 | ||
|---|---|---|
| 親事業者 | 下請事業者 | |
| 資本金の区分 | 1千万1円以上5千万円以下 | 1千万円以下（または個人事業者） |
| 業務内容 |
| |
これらのパターンのいずれかに該当する場合は、下請法の適用対象となり、親事業者は、下請事業者に対し、三条書面を交付しなければなりません。
これらの下請法が適用されるかどうかの条件につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
関連：フリーランス保護法にも同様の規制・罰則がある
なお、下請法と同様の法律として、フリーランス保護法（新法）があります。
【意味・定義】フリーランス保護法（フリーランス新法）とは？
フリーランス保護法・フリーランス新法とは、正式には「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（別名：フリーランス・事業者間取引適正化等法）といい、フリーランスに係る取引の適正化、就業環境の整備等を図る法律をいう。
このフリーランス保護法は、従業員を雇っていないフリーランス・個人事業者や、一人法人に対する業務委託契約に適用される法律です。
こうしたフリーランス等に対し業務委託をする場合、発注事業者には、フリーランス保護法第3条により、下請法同様、フリーランス等に対し取引内容を通知する義務があります。
フリーランス保護法第3条（特定受託事業者の給付の内容その他の事項の明示等）
1 業務委託事業者は、特定受託事業者に対し業務委託をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより、特定受託事業者の給付の内容、報酬の額、支払期日その他の事項を、書面又は電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって公正取引委員会規則で定めるものをいう。以下この条において同じ。）により特定受託事業者に対し明示しなければならない。ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その明示を要しないものとし、この場合には、業務委託事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を書面又は電磁的方法により特定受託事業者に対し明示しなければならない。
2 業務委託事業者は、前項の規定により同項に規定する事項を電磁的方法により明示した場合において、特定受託事業者から当該事項を記載した書面の交付を求められたときは、遅滞なく、公正取引委員会規則で定めるところにより、これを交付しなければならない。ただし、特定受託事業者の保護に支障を生ずることがない場合として公正取引委員会規則で定める場合は、この限りでない。
この通知のことを、三条通知といいます。
【意味・定義】三条通知（フリーランス保護法）とは？
三条通知（フリーランス保護法）とは、特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス保護法）第3条に規定された、業務委託事業者（発注事業者）が特定受託事業者（フリーランス）に対し明示しなければならない通知をいう。
このため、下請法が適用されない場合であっても、フリーランス保護法により、メール発注が違法となることもあります。
この他、三条通知につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
下請法違反とならない契約書・注文書・発注書（三条書面）を作成しよう
弊所では、下請法違反とならない、三条書面の要件を満たした適法な契約書・注文書・発注書を作成しております。
下請事業者との契約をご検討中の親事業者の方々は、ぜひ作成をご検討ください。
お見積りは完全無料となっていますので、お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。
電子メールによる三条書面の提供に関連するQ&A
- 三条書面には押印は必要ですか？
- 下請法第3条や関連する法令等には、三条書面に押印が必要である旨が規定されていませんので、三条書面そのものには押印は不要です。ただし、三条書面と発注書・注文書を兼用している場合は、必要な場合もあります。
- 下請法では発注書はいつまでに交付しなければなりませんか？
- 親事業者は、下請事業者に対し、製造委託等（業務委託）をした後、「直ちに」（＝すぐに）三条書面を交付しなければなりません。このため、三条書面や三条書面と兼用した注文書・発注書については、親事業者は、すぐに交付しなければ下請法第3条違反となります。
- 下請法の三条書面は五条書類を兼ねる？
- 下請法の三条書面は、親事業者から下請事業者に対し交付するものであり、五条書類は親事業者が下請取引の記録をして保管している書類です。このため、三条書面と五条書類は、兼ねるものではありません。
- 下請法の三条書面と五条書類（書面）には、どのような違いがありますか？
- 下請法の三条書面と五条書類（書面）には、主に保存当事者、記載内容、保存期間、電磁的方法において違いがあります。
