こんにちは。契約書作成専門・小山内行政書士事務所代表の小山内です。

このページでは、下請法第5条に規定されている書面(以下、「五条書類・五条書面」といいます)について解説しています。

五条書類・五条書面とは、下請法において、親事業者が作成し、2年間保存しなければならない書面のことです。

業務委託契約で下請法が適用される場合、委託者(親事業者)は、五条書類・五条書面を作成し、保存しなければなりません。

そこで、実務上は、業務委託契約書や注文書(+取引基本契約書)が五条書面の要件を満たすように考慮して作成します。

具体的には、公正取引委員会が定める「下請代金支払遅延等防止法第3条の書面の記載事項等に関する規則」を満たした内容にします。

なお、下請法そのものにつきましては、以下のページをご覧ください。

下請法とは?中小零細企業・個人事業者・フリーランスの味方の法律

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【意味・定義】五条書類・五条書面とは?

親事業者が作成し保存する義務がある書類・書面

五条書類・五条書面とは、下請法(正式には「下請代金支払遅延等防止法」)第5条に規定されている書面です。

下請法第5条(書類等の作成及び保存)

親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、公正取引委員会規則で定めるところにより、下請事業者の給付、給付の受領(役務提供委託をした場合にあつては、下請事業者がした役務を提供する行為の実施)、下請代金の支払その他の事項について記載し又は記録した書類又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られる記録であつて、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)を作成し、これを保存しなければならない。

五条書類・五条書面とは

五条書類・五条書面とは、下請法第5条にもとづき、親事業者が、作成し、保存しなければならない書面。

公正取引委員会規則=「下請代金支払遅延等防止法第五条の書類又は電磁的記録の作成及び保存に関する規則」

下請法第3条に規定する「公正取引委員会規則」とは、「下請代金支払遅延等防止法第五条の書類又は電磁的記録の作成及び保存に関する規則」のことです。

この規則は、正式名称が非常に長いので、「下請法五条規則」、「五条書類規則」、「五条書面規則」、「五条規則」と省略されます。

実際に五条書類・五条書面を作成する際には、下請法第5条とともに、下請法五条規則も併せて確認しながら作成します。

親事業者が、下請法第5条と下請法五条規則に適合した書面を作成し、保存することで、はじめて下請法第5条を遵守していることになります。

逆にいえば、下請法第5条と下請法五条規則に適合していない書面を作成した場合は、下請法第5条に違反することになります。

保存期間は2年間

五条書類・五条書面の保存期間は、記載または記録が終わった日から起算して2年とされています。

下請法五条規則第3条

法第5条の書類又は電磁的記録の保存期間は、第1条第1項から第3項までに掲げる事項の記載又は記録を終った日から二年間とする。

ここでいう「法第5条」とは、下請法第5条のことです。

また、「第1条第1項から第3項までに掲げる事項」とは、五条書類・五条書面の記載事項です。

「2年過ぎたら廃棄していい」というわけではない

なお、五条書類・五条書面の保存期間が2年間だからといって、2年過ぎたら廃棄していい、というわけではありません。

他の法律でも、書類・書面の保存が義務づけられていることがありますので、そういった他の法律についても考慮する必要があります。

以下は、その代表的な例です。

五条書類・五条書面(契約書)の保存期間と根拠条文

五条書類・五条書面は「三条書面」とは別物

なお、五条書類・五条書面に似たようなものに、「三条書面」があります。

これは、親事業者が下請事業者に対して交付しなければならない書面です。

三条書面につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。

下請法の三条書面とは?―業務委託契約書の12の必須事項

ポイント

下請法第5条と下請法五条規則にもとづき、親事業者は、一定の条件を満たした五条書類・五条書面を作成し、2年間保存しておく義務がある。ただし、他の法律により、2年間よりも長期間、五条書類・五条書面を保存する義務もある。

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五条書類・五条書面で記載する17の必須事項

下請法第5条と下請法五条規則では、以下の内容が、五条書類・五条書面の記載事項とされています。

五条書類・五条書面の必須記載事項

  1. 下請事業者の名称(番号,記号等による記載も可)
  2. 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
  3. 下請事業者の給付の内容
  4. 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日・期間)
  5. 下請事業者から受領した給付の内容及び給付を受領した日(役務提供委託の場合は,役務が提供された日・期間)
  6. 下請事業者の給付の内容について検査をした場合は,検査を完了した日,検査の結果及び検査に合格しなかった給付の取扱い
  7. 下請事業者の給付の内容について,変更又はやり直しをさせた場合は,内容及び理由
  8. 下請代金の額(算定方法による記載も可(※))
  9. 下請代金の支払期日
  10. 下請代金の額に変更があった場合は,増減額及び理由
  11. 支払った下請代金の額,支払った日及び支払手段
  12. 下請代金の支払につき手形を交付した場合は,手形の金額,手形を交付した日及び手形の満期
  13. 一括決済方式で支払うこととした場合は,金融機関から貸付け又は支払を受けることができることとした額及び期間の始期並びに親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払った日
  14. 電子記録債権で支払うこととした場合は,電子記録債権の額,下請事業者が下請代金の支払を受けることができることとした期間の始期及び電子記録債権の満期日
  15. 原材料等を有償支給した場合は,その品名,数量,対価,引渡しの日,決済をした日及び決済方法
  16. 下請代金の一部を支払い又は原材料等の対価を控除した場合は,その後の下請代金の残額
  17. 遅延利息を支払った場合は,遅延利息の額及び遅延利息を支払った日

※ 下請代金の額として算定方法を記載した場合には,その後定まった下請代金の額及びその定まった日を記載しなければならない。また,その算定方法に変更があった場合,変更後の算定方法,その変更後の算定方法により定まった下請代金の額及び変更した理由を記載しなければならない。

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業務委託契約書=五条書類・五条書面の一部

五条書類・五条書面の記載事項がある業務委託契約書とする

五条書類・五条書面は、取引きの履歴を残しておくための資料です。

このため、下請法が適用される場合、業務委託契約を結ぶ時点で明らかになっている五条書類・五条書面の記載事項は、業務委託契約書に記載します。

なお、業務委託契約書は、いわゆる「スポット」の取引きのように、1回だけ、または複数回の取引きの場合に使います。

これに対し、いわゆる取引基本契約書と注文書・注文請書は、反復継続的な取引きの場合に使います。

いずれも、契約を結ぶ時点で明らかな五条書類・五条書面の記載事項は、契約書に記載しておきます。

業務委託契約書・取引基本契約書だけでは五条書類・五条書面とはならない

ただ、五条書類・五条書面の記載事項の性質上、契約を結ぶ時点では、明らかになっていない記載事項もあります。

一例をあげますと、以下の事項です。

業務委託契約書・取引基本契約書に書けない記載事項

  • 下請事業者から受領した給付の内容及び給付を受領した日(役務提供委託の場合は,役務が提供された日・期間)
  • 下請事業者の給付の内容について検査をした場合は,検査を完了した日,検査の結果及び検査に合格しなかった給付の取扱い
  • 下請事業者の給付の内容について,変更又はやり直しをさせた場合は,内容及び理由
  • 下請代金の額に変更があった場合は,増減額及び理由
  • 支払った下請代金の額,支払った日及び支払手段
  • 下請代金の支払につき手形を交付した場合は,手形の金額,手形を交付した日及び手形の満期
  • 一括決済方式で支払うこととした場合は,金融機関から貸付け又は支払を受けることができることとした額及び期間の始期並びに親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払った日
  • 電子記録債権で支払うこととした場合は,電子記録債権の額,下請事業者が下請代金の支払を受けることができることとした期間の始期及び電子記録債権の満期日
  • 原材料等を有償支給した場合は,その品名,数量,対価,引渡しの日,決済をした日及び決済方法
  • 下請代金の一部を支払い又は原材料等の対価を控除した場合は,その後の下請代金の残額
  • 遅延利息を支払った場合は,遅延利息の額及び遅延利息を支払った日

これらの内容は、必要に応じて、契約を結んだ後で、業務委託契約書や取引基本契約書+注文書・注文請書とは別の、補充書面に記載しておきます。

こうした事情があるため、業務委託契約書や取引基本契約書+注文書・注文請書を作成し、保存しただけでは、五条書類・五条書面を作成、保存したことにはなりません。

業務委託契約書・取引基本契約書とは独立した五条書類・五条書面を作成してもいい

このため、三条書面の場合と違って、五条書類・五条書面の場合は、業務委託契約書・取引基本契約書とは別に、書類を作成することになります。

この書類は、業務委託契約書・取引基本契約書を補完して五条書類・五条書面となるような、補充書面でもかまいません。

なお、この場合は、「その相互の関係を明らかに」する必要があります(下請法五条規則第1条第4項)。これは、取引基本契約書と注文書・注文請書との関係でも同じことが言えます。

また、管理のしやすさという点では、業務委託契約書・取引基本契約書とは完全に独立した五条書類・五条書面を作成する場合もあります。

なお、五条書類・五条書面に適合した業務委託契約書については、以下のページをご覧ください。

最大で50万円の罰金も?―下請法が適用される業務委託契約書のポイント

ポイント

  • 業務委託契約書・取引基本契約書+注文書・注文請書を五条書類・五条書面の一部とすることは可能。
  • ただし、契約が成立したあとで記載する事項もあるため、業務委託契約書・取引基本契約書+注文書・注文請書だけでは完全な五条書類・五条書面とはならない。
  • 完全な五条書類・五条書面とするのであれば、契約書+補充書面とするか、または契約書とは独立した五条書類・五条書面を作成する。
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電磁的記録による五条書類・五条書面の作成・保存のしかた

五条書類・五条書面は、必ずしも書類で作成・保存する必要はありません。条件さえ満たしていれば、電磁的記録による作成・保存もできます。

その条件は、具体的には、以下のとおりです。

五条書類・五条書面を電磁的記録にできる4条件

  1. 記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること(下請法五条規則第2条第3項第1号)。
  2. 必要に応じ電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に出力することができること(下請法五条規則第2条第3項第2号)。
  3. 記録事項を検索の条件として設定することができる検索機能があること(下請法五条規則第2条第3項第3号イ)。
  4. 業務委託をした日=注文日の範囲を指定して条件を設定することができる検索機能があること(下請法五条規則第2条第3項第3号ロ)。
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下請法第5条違反の罰則は罰金刑

親事業者が五条書類・五条書面の作成・保存をしなかった場合や、虚偽の記載・記録をしたは、50万円以下の罰金が科されます。

下請法第10条(罰則)

次の各号のいずれかに該当する場合には、その違反行為をした親事業者の代表者、代理人、使用人その他の従業者は、50万円以下の罰金に処する。

(1)(省略)

(2)第5条の規定による書類若しくは電磁的記録を作成せず、若しくは保存せず、又は虚偽の書類若しくは電磁的記録を作成したとき。

ポイントは、親事業者である法人だけに罰金が科されるのではなく、「その違反行為をした親事業者の代表者、代理人、使用人その他の従業者」にも罰金が科される、ということです。

会社で50万円を払えばいい、というものではないのです。しかも、50万円とはいえ、いわゆる「前科」がつきます。

ポイント

五条書類・五条書面を作成・保存しないことは犯罪行為。しかも法人だけでなく個人にも罰金が科される。